Kokouskäsittelyyn tuleva materiaali tulee toimittaa Palosuojelurahaston virkapostiin vähintään kolme viikkoa ennen rahaston hallituksen kokousta. Kokousmateriaali lähetetään viikkoa aiemmin hallituksen jäsenille tiedoksi. Sihteeristö valmistelee saapuneesta materiaalista päätösesitykset rahaston hallituksen kokoukseen.