Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Palosuojelurahastossa

Yhteystiedot

Pääsihteeri Johanna Herrala, johanna.herrala(at)intermin.fi

Erityisasiantuntija Ira Nikoskinen, ira.nikoskinen(at)intermin.fi

Tietosuojavastaava Mikko Levämäki, tietosuojavastaava(at)intermin.fi

Rekisterinpitäjä

Palosuojelurahasto, PL 26, 00023 Valtioneuvosto
psr(at)intermin.fi ja p. 0295 480 171 (vaihde)

Mitä henkilötietoja Palosuojelurahastoissa kerätään

Palosuojelurahastossa kerätään rahaston myöntämien valtionavustusten toimeenpanon kannalta tarpeelliset tiedot tuen hakijoista ja tuen saajista, hakemuksista, tuettavista hankkeista tai toiminnoista, avustuspäätöksistä, tuen maksatuksesta, suoritetuista tarkastuksista ja takaisinperinnöistä. Lisäksi tietojärjestelmään tallennetaan rahaston hallinnointia ja valvontaa koskevat tiedot, tiedot rahaston hallituksen kokouksissa käsiteltävistä asioita. Näihin tietoihin sisältyy myös henkilötietoja. Pääosin kerättävät henkilötiedot tallennetaan sisäministeriössä käytössä olevaan Acta-asianhallintajärjestelmään. Sisäministeriö siirtyy käyttämään valtioneuvoston yhteistä asianhallintaratkaisua Vahvaa vuonna 2021. Vahva yhdistää aiempien asianhallintajärjestelmien tietosisällöt ja korvaa sisäministeriössä Acta-asianhallintajärjestelmän.

Acta-järjestelmään tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

  • hakijan nimi
  • tuensaajan nimi
  • hakijan / tuensaajan sähköposti, osoite ja puhelinnumero
  • hakemuksen yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero
  • hakemuksen allekirjoittajan nimi ja virka-asema organisaatiossa
  • maksatushakemuksessa tarvittavat tiedot (y-tunnus, tilinumero, kuntakoodi)
  • hankkeiden ohjausryhmän kokoonpanoa koskevat tiedot
  • muut hakijan ja tuensaajan hakemukseen ja maksatushakemukseen kirjaamat tai niiden liitteenä lähettämiin asiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot (mm. pääkirjat, mahdolliset palkkatiedot ja matkakustannuserittelyt).

Palosuojelurahaston virkasähköpostin käyttäjämäärä on rajattu, sähköpostia käyttää neljä henkilöä. Henkilötietojen osalta olennaisia kansioita virkasähköpostissa ovat seuraavat:

  • avustus- ja maksatushakemuksissa ilmoitetut tiedot
  • palkkiolomakkeet
  • matkalaskut

Acta-järjestelmän ulkopuolisiin tiedostoihin (projektilevyasema) on pääsy vain rajatulla henkilöstöllä. Projektilevyasemalle tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

  • hakemuksissa ilmoitettuja henkilötietoja
  • innovaatiopalkintoehdotuksissa ilmoitettuja henkilötietoja
  • Palosuojelurahaston kokousmateriaalin valmisteluun liittyviä tietoja
  • Palosuojelurahaston yhteystietolistat: organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • erilaisten kyselyjen toteuttamiseksi kerätään tarvittaessa vastaajan henkilötietoja, kuten vastaajan nimi, vastaajan organisaatio ja vastaajan sähköpostiosoite.

Miksi henkilötietoja kerätään

Henkilötietoja kerätään, jotta Palosuojelurahasto voi täyttää lakisääteiset velvollisuutensa rahaston hallinnon sekä talouden ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Palosuojelurahaston hakijoilta ja tuensaajilta kysytään hakemuksessa ja maksatushakemuksessa tietoja, jotka ovat oleellisia tuen myöntämisen, tuen maksatuksen ja valvonnan kannalta. Henkilötietojen avulla voidaan osoittaa muun muassa se, että tietyt henkilöt tosiasiallisesti työskentelevät hankkeessa. Acta-järjestelmään tallennettuja henkilötietoja tarvitaan myös, kun hakijoille annetaan tuen hakemiseen ja hankkeiden hallinnointiin liittyvää tiedotusta, ohjeistusta ja neuvontaa.

Rahaston kyselyihin vastataan sähköpostitse tai webropol-linkin kautta. Jotta kyselyiden avulla voidaan kehittää rahaston avustustoimintaa, tiedustellaan kyselyissä myös joitain taustatietoja vastaajista. Kyselytiedostoja voi käsitellä myös kyselyiden tekninen toteuttaja. Rahaston järjestämiin tilaisuuksiin pyydetään ilmoittautumaan sähköpostitse. Tilaisuuden onnistuneen sisällön suunnittelemiseksi on joskus tarvetta etukäteen pyytää joitakin tietoja osallistujista. Tilaisuuksien järjestelyistä johtuen rahaston tilaisuuksiin ilmoittautuneiden nimet voidaan luovuttaa tilaisuuden järjestämispaikan henkilökunnalle. Muille viranomaisille henkilötietoja luovutetaan, jos lainsäädäntö niin velvoittaa.

Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle voimme luovuttaa henkilötietoja

Palosuojelurahaston sihteeristö käsittelee Acta-järjestelmään ja sen ulkopuolisiin tiedostoihin tallennettuja tietoja avustushakemusten tai maksatushakemuksen käsittelyssä sekä muussa rahaston hallinnon hoitamiseen liittyvässä toiminnassa. Hankkeita voivat tarkastaa Valtiontalouden tarkastusvirasto sekä sisäministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö. Tarkastajilla on tarkastusoikeuteensa perustuen oikeus käsitellä Palosuojelurahastojen tietoja. Tietoja voivat käsitellä myös Palosuojelurahaston hallituksen ja sihteeristön tai edellä mainittujen hankkeita tarkastavien tahojen valtuuttamat toimijat sekä rahaston hallituksen jäsenet ja varajäsenet, jos tietojen käsittely on hallituksen tehtävän hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Tuen maksatukseen liittyviä tietoja käsittelevät rahaston sihteeristön lisäksi valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) nimetyt työntekijät. Järjestelmän ylläpitoon ja erilaisten vikatilanteiden selvittämiseen liittyen tietoja voi käsitellä järjestelmän ylläpidosta vastaava taho. Tietyissä tilanteissa vian selvittämiseksi tietoja voivat käsitellä järjestelmän toimittajat.

Henkilötietojen säilyttäminen ja niiden julkisuus

Lähtökohtaisesti Acta-järjestelmässä olevat tiedot ovat julkisia. Tietojen julkisuus ratkaistaan aina tapauskohtaisesti lainsäädäntöä noudattaen. Acta-järjestelmässä voidaan käsitellä kansalliset julkiset ja suojaustasojen IV ja III salassa pidettävät asiakirjat. Muiden kuin julkisten asiakirjojen tarkastamisesta voidaan sopia avustuksen saajien kanssa erikseen esimerkiksi paikan päällä tehtävien tarkastuskäyntien yhteydessä.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan julkisuuslain, tietosuojalain ja tietosuoja-asetuksen säädöksiä. Lisää tietosuojasta sisäministeriön verkkosivuilla.

Palveluiden käyttäjän oikeudet

Palveluiden käyttäjällä on oikeus muun muassa saada tieto siitä, mitä tietoja käyttäjästä on tallennettu ja kuka käsittelee tietoja. Lisäksi on mahdollista tarkistaa kerätyt tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle. Palveluiden käyttäjä voi pyytää ja saada nähtäväksesi palveluihin tallennetut henkilötiedot lähettämällä tietopyynnön kirjeellä, sähköpostitse tai tekemällä pyynnön puhelimitse Palosuojelurahastoon. Jos tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä, voi pyytää niiden korjaamista. Palveluiden käyttäjä voi kirjallisesti pyytää Palosuojelurahastoa poistamaan käyttäjän tiedot palvelusta. Tarvittaessa palveluiden käyttäjä voi valittaa tai tehdä kantelun tietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa tietosuojaoikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.